Bokføringsloven

Driver du næring, har du som regel bokføringsplikt, enten du har AS, ENK, ANS, DA eller KS. Alle som er regnskapspliktige, har også bokføringsplikt. I noen bransjer må du i tillegg føre en liste over hvem som jobber hver dag (personalliste, § 3a). Det gjelder blant annet servering, frisør og skjønnhetspleie, og bilpleie og bilverksted.

Pliktig regnskapsrapportering omfatter bl.a. årsregnskap (for regnskapspliktige), næringsoppgave, MVA-melding, lønns- og personalrapportering (a-melding), aksjonærregisteroppgave og andre myndighetsrapporter loven krever. Rapporteringen er grunnlaget for hva som må kunne dokumenteres i bokføringen.

§ 4 lister prinsippene alle andre bokføringsregler bygger på. Kort sagt:

• Alt skal med (fullstendighet), og bare det som faktisk har skjedd i virksomheten (realitet).
• Beløpene skal være riktige (nøyaktighet) og bokført i tide (ajourhold).
• Hver post skal ha bilag (dokumentasjon) og kunne følges fra bilag til regnskap og tilbake (sporbarhet).
• Materialet skal tas vare på i lesbar form og beskyttes mot endring, sletting og tap (oppbevaring og sikring).
• Alt skal føres i et ordnet regnskapssystem og etter god bokføringsskikk.

§ 5 angir hva regnskapet må kunne spesifisere — bl.a. bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon, kunde- og leverandørspesifikasjon og spesifikasjon av merverdiavgift. § 6 krever at hver bokført opplysning skal kunne spores tilbake til underliggende dokumentasjon, og motsatt fra dokumentasjon til bokført post.

• Bokfør så ofte som virksomheten tilsier, og alltid innen fristen for hver rapportering, for eksempel mva-meldingen. Du må uansett være à jour minst hver fjerde måned (§ 7).
• Bokfør i norske kroner. Forskriften tillater utenlandsk valuta i noen tilfeller (§ 8).
• Finner du en feil etter bokføringsfristen, retter du den med en ny postering som reverserer den gamle. Den opprinnelige posteringen skal ikke endres eller slettes (§ 9).

§ 10 setter minstekrav til hva et bilag må inneholde — dato, beløp, ytelse, partene m.m. § 10a har særregler for kontantsalg, herunder krav til kassasystem etter kassasystemforskriften. § 11 krever spesifisert dokumentasjon av balanseposter ved årets slutt. § 12 stiller som hovedregel krav om norsk, svensk, dansk eller engelsk språk i regnskapsmaterialet.

Årsregnskap, spesifikasjoner (for eksempel kunde- og leverandørreskontro) og bilag må du ta vare på i 5 år etter at regnskapsåret er slutt (§ 13). For avtaler, viktig korrespondanse, utgående pakksedler og prisoversikter holder det med 3 år og 6 måneder. Alt skal kunne leses og skrives ut på papir i hele perioden (§ 13). Det du har bokført elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i 3 år og 6 måneder (§ 13b). Fra 1. januar 2027 må du ta vare på elektroniske fakturaer i originalformatet (§ 13).

Skatteetaten og andre kontrollmyndigheter kan kreve å se regnskapsmaterialet, og du må hjelpe dem (§ 14). Brudd straffes etter straffeloven (§ 15). Bryter du reglene med vilje, kan du få bot eller fengsel i inntil 2 år (straffeloven § 392). Er bruddet grovt, er rammen fengsel i inntil 6 år (§ 393). Også uaktsomme brudd straffes, med bot eller fengsel i inntil 1 år (§ 394).